ما هو التخطيط الإداري وخطواته وأهميته

إدارة الأعمال مليئة بالقصص، بعضها انتهى بالنجاح، والبعض الآخر بالفشل، وبالرغم من اختلاف النهايات فقد تشابه بعضها في الأسباب المؤدية لتلك النهاية، كيف ذلك؟ عن طريق التخطيط الإداري.

دعني أروي لك إحدى تلك القصص قرر أحد رجال الأعمال إنشاء شركة تقوم بتقديم منتج ما، وضع لها أهداف وعدّ العدة لتحقيقها؛ أحضر الموارد البشرية والمادية، جهّز الإمكانات والمعدات وبدأ في التنفيذ، ولكن حدث ما لا يحمد عقباه وباء الوضع بالفشل!  لمَ؟

لأن كل تلك الخطوات السابقة افتقدت لعنصر هام ورئيسي لضمان نجاحها، وهو التخطيط الإداري، باختصار فهو قام ببعض المقومات والأسباب التي تؤدي لنجاح الشركات، ولكن لم يحاوطها بالإطار اللازم لتماسكها وتناسقها معًا وهو التخطيط الإداري، فإذا كنت صاحب عمل فأنت تحتاج إلى التعرف على ذلك المقوّم الأساسي لنجاح شركتك حتى لا تقع في نفس الخطأ، لذا نقدم في هذا المقال دليل شامل التفاصيل عن التخطيط الإداري، وأهميته، وخصائصه، وخطوات تنفيذه، وأبرز أنواع التخطيط الإداري، وفوائده، كل هذا ومعلومات أكثر ستجدها بشكل بسيط يساعدك على إدارة أعمالك بنجاح.

ملخص النقاط الرئيسية 

• التخطيط الإداري هو عملية تحديد الأهداف التي تريد الشركة الوصول لها، مع وضع أفضل الآليات وتحديد الوسائل والموارد المناسبة للوصول لهذه الأهداف بكفاءة ونجاح.
• تتبلور أهمية التخطيط الإداري في إنشاء خطة عمل واضحة ومحددة بإطار زمني معين، ووضع أهداف دقيقة وواقعية وقابلة للقياس، المساعدة على تنفيذ مبدأ الأولوية في تنفيذ الإجراءات الأكثر أهمية لتحقيق الأهداف المرجوة، القدرة على مواجهة التحديات وأي تغييرات طارئة من خلال تطبيق الحلول البديلة المناسبة.
•  تتضمن خطوات ومراحل التخطيط الإداري تحليل الوضع الحالي للمنشأة، ووضع الرؤية والأهداف، وتحديد البدائل المتاحة واختيار الأمثل منها، والتنفيذ والمتابعة.
• يتسم التخطيط الإداري بعدة خصائص أساسية هي الواقعية، والشمولية، والتنبؤ، والوضوح، والإبداع، والتنسيق، والالتزام، والمرونة وإمكانية التعديل، والاستمرارية.
• ينقسم التخطيط إلى ثلاث أنواع أساسية ينبثق منها فروع وأقسام أخرى وتتمثل هذه الأنواع في التخطيط حسب مدى التأثير، والتخطيط حسب الوظيفة، و التخطيط حسب الفترة الزمنية.

ما هو التخطيط الإداري؟

التخطيط الإداري (Managerial Planning ) هو الخطوة الأولى والأساسية في العملية الإدارية للقيام بأعمال وأنشطة الشركة، حيث يتم من خلاله تحديد الوضع الحالي للشركة، والأهداف التي تريد أن تصل إليها، وما هي أفضل آليات الوصول لهذه الأهداف، ومتى يمكن أن تصل إليها الشركة، بالإضافة إلى ذلك يُحدد التخطيط الإداري كيفية تخصيص الموارد التي ستساعد الشركة في الوصول لأهدافها بشرية كانت أو اقتصادية، والتنبؤ بالعقبات التي ستقابلها ومعرفة كيفية التعامل معها والتغلب عليها من خلال الإدارة الاستراتيجية الفعالة.

ما هي دلائل أهمية التخطيط في الإدارة؟

يعمل التخطيط الإداري على رسم صورة مستقبلية لأهداف الشركة ومسار الوصول إليها، بما فيه من موارد ووسائل مساعدة، أو عقبات وعراقيل تعطل المسير في سبيل تحقيق تلك الأهداف، فهو يضع الخطوط الرئيسية والتفصيلية للمديرين، من أجل إدارة أسهل، وتحقيق أهداف الشركة بكفاءة وفعالية أكبر، وإليك فيما يلي 13 عنصر يدل على أهمية التخطيط الإداري:

• يساعد التخطيط الإداري على إنشاء خطة عمل واضحة ومحددة بإطار زمني معين لجميع أفراد الشركة، مما يؤدي إلى توحيد وتكثيف جهود أفراد الشركة لتحقيقها.
  ​
• وضع أهداف دقيقة وواقعية وقابلة للقياس، ويتم التخطيط لها بأساليب مدروسة وفق العديد من العوامل والمتغيرات الصناعية، والاقتصادية، والسوقية، والاجتماعية، والسياسية وغيرها، وهذه الأهداف تكون موضوعة على أسس واضحة وليست مجرد أهداف تخيلية.
  ​
• انتقاء الإجراءات الأكثر أهمية لتحقيق أهداف الشركة إعمالاً بمبدأ الأولوية، والعمل على تنفيذ هذه الإجراءات دون غيرها حتى لا يتم إهدار موارد ووقت الشركة دون فائدة.
  ;
• التخطيط لأي أمر عارض قد تتعرض له الشركة في المستقبل وتحضير حلول بديلة له تضمن استمرار سير العمل، والعمل دائمًا على اختيار البدائل المثلى  لإتمام أعمال الشركة بكفاءة وفعالية وتكاليف أقل.
  ​
• التخطيط على مستوى كل إدارة وقسم في الشركة بشكل منفصل ومن ثم التنسيق بينهم، وبالتبعية يتحدد ما هو المتوقع والمطلوب من كل موظف، وبالتالي تخصيص موارده وقدراته للعمل على إتمام مهامه ومسؤولياته في سبيل تحقيق الأهداف الكبرى للشركة.
  ​
• يزيد التخطيط الإداري من ولاء الموظفين للشركة بسبب عملهم في بيئة عمل منظمة يُخطط لكل أمر فيها بدقة، ويُحدد للعاملين بها مهامهم وسُبل تحقيقها بوضوح.
• إكساب المديرين فكر استراتيجي قائم على تحليل البيانات واستخلاص التنبؤات المستقبلية، والعمل وفقًا لما هو مخطط له لإتمام أعمال الشركة والوصول لأهدافها.
  ​
• التحضير لما ستحتاجه الشركة من إمدادات وموارد في المستقبل بما يضمن عدم تعطل سير العمل.
  ​
• الإلمام بنقاط قوة الشركة والعمل على تطويرها، بالإضافة إلى تحديد الفرص المتاحة لها في الوقت الحالي أو مستقبلًا مما يسمح لها بتوسيع مجال أعمالها، ومساعدة الشركة على التنمية والتطور من خلال معرفة نقاط ضعفها والعمل على علاجها.
  ​
• تتمثل أهمية التخطيط الإداري في كونه حجر الأساس لقيام الإدارة بباقي مهامها الأساسية ومنها (التنظيم - التوجيه - الرقابة).

خطوات ومراحل التخطيط الإداري

لكي يحقق التخطيط الإداري جدواه وفائدته يجب أن يتم بشكل صحيح وبخطوات منظمة ومدروسة تُكمل كل واحدة منها الأخرى حتى يحققن معًا في النهاية النتيجة المرجوة، إليك 5 خطوات رئيسية للتخطيط الإداري:

1- تحليل الوضع الحالي

ويقصد بها تحليل الوضع الحالي للشركة داخليًا وخارجيًا من حيث:

• تحديد نقاط القوة للشركة و المتاح لديها من موارد وإمكانات وقدرات ومهارات وغيرها بالإضافة إلى مواطن الضعف.
• تحديد الفرص التي يمكن أن تستفيد بها الشركة أو التهديدات التي قد تتعرض لها.
• تحليل منافسين الشركة وأحجامهم في السوق.
• تحليل العوامل المؤثرة على الشركة من البيئة المحيطة مثل العوامل الاقتصادية والسياسية والاجتماعية والثقافية.
• دراسة الجمهور المستهدف، وتحليل وضع السوق وحجم الطلب به والتغيرات التي تحدث فيه.

2- وضع الرؤية والأهداف

وضع رؤية وأهداف واضحة للمنظمة من أهم خطوات التخطيط الإداري، فمن خلالهما يتم تحديد وجهة عمل الشركة، ومساعدة مديري وموظفي المنظمة على تركيز جهودهم نحو تحقيق هذه الأهداف وعدم الحياد عنها وفقًا للرؤية الشركة العامة، مع مراعاة أن تكون تلك الأهداف أهداف ذكية؛ أي محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، واقعية، ومحددة بإطار زمني.

3- التعرف على البدائل المتاحة

في هذه الخطوة يتم التعرف على البدائل والوسائل المتاحة أمام الشركة لتحقيق أهدافها، فمثلًا إذا كان أحد أهداف الشركة زيادة الأرباح، هل سيتم ذلك عن طريق زيادة المبيعات أم خفض التكاليف؟ كلاهما جيد، ولكن أيهما يناسب الشركة؟

4- اختيار البديل الأمثل

بعدما وُضعت جميع البدائل المتاحة أمام الشركة في الخطوة السابقة، يتم الآن تقييمها واختيار البديل الأمثل منها لتحقيق كل هدف، ويتم هذا التقييم بناء على عدة أسس واعتبارات وتتمثل في:-

1. توافق البديل مع الرؤية العامة للشركة.
2. تحليل مزاياه وعيوبه بالنسبة للشركة.
3. مدى واقعية البديل وقدرته على تحقيق أهداف الشركة بكفاءة وفعالية.
4. قابلية الشركة لتنفيذ هذا البديل واستيعابها له بإمكانياتها وقدراتها ومواردها المتاحة. 

5- التنفيذ والمتابعة

في هذه الخطوة وبعد تطبيق الشركة للبدائل المثلى لها يتم تقييمها بشكل أكثر واقعية وموضوعية؛

هل حققت تلك البدائل الغرض المطلوب منها؟

ما مدى كفاءتها وفعاليتها في تحقيق أهداف الشركة؟

ما هي المعوقات التي قابلت التنفيذ وكيف يمكن التغلب عليها؟

ما الإجراءات الواجب تعديلها سواء في خطة الشركة وأهدافها أو في طريقة تطبيق البديل لتحقيق نتائج أفضل؟

كل تلك الأسئلة يجب أن تجيب عليها بشكل دوري لضمان نجاح خطتك وتحقيق أفضل النتائج، ومعرفة ما إذا كان البديل الأمثل لا زال الأمثل حتى بعد التطبيق

بالإضافة إلى تلك الخطوات الخمس السابقة هناك عدة خصائص يجب أن يتمتع بها التخطيط الإداري لكي يتم بشكل فعال وناجح

ما هي خصائص التخطيط الإداري الفعّال؟

التخطيط الإداري الفعال يجب أن يتسم بعدة خصائص تدعم دوره في الشركة، وتحده بإطار صلب من الضوابط التي تضمن تنفيذه على أكمل وجه وبكفاءة وفعالية عالية، ومن أهم هذه الخصائص:

• الواقعية 

يجب أن يكون التخطيط الإداري واقعي، وقائم على تحليل البيانات والبيئة الداخلية والخارجية للشركة فيضع أهداف واقعية لها وإلحاقها بخطة عمل واقعية أيضًا دون إفراط أو تفريط في الموارد المالية أو البشرية.

• الشمولية

التخطيط الإداري الفعال هو الذي يشمل كافة جوانب العملية الإدارية في الشركة بما فيها (التنفيذ، والتقييم، والمراقبة، والتحسين المستمر) حتى يحقق التخطيط الإداري  أفضل النتائج من كل فرد في الشركة وبالتالي يحقق أهدافها العامة.

• التنبؤ بالمستقبل

التخطيط الجيد والفعال القائم على تحليل البيانات والقدرة على استخلاص الاستنتاجات الهامة، لذا يجب أن يشمل تخطيطك التنبؤ بالمستقبل وفقًا لمعطيات الحاضر ورؤيتك نحو تغيرات السوق والعوامل البيئية المختلفة، وإعداد الخطط البديلة اللازمة للتعامل مع تلك التنبؤات، وكيفية التغلب على أي عراقيل قد تعطل سير العمل.

• الوضوح

يجب التأكد من أن الخطة الموضوعة واضحة بشكل تفصيلي لكل أفراد الشركة، وأن كل فرد مُلم بمهامه ومسؤولياته بشكل واضح لضمان سير العمل بسهولة وبالشكل المطلوب.

• الإبداع

صحيح أن التخطيط الإداري شامل وواضح ولكنه يتطلب أيضًا امتلاك المديرين لعقليات مبدعة ومهارات ابتكارية تُمكنهم من تنفيذ خطواته ببراعة.

• التنسيق

ينبغي على التخطيط أن يشمل وينسق بين أهداف الشركة جميعها، وأن ينسق بين وسائل تحقيقها والموارد والإمكانات المستخدمة في ذلك، حتى لا يتعارض تحقيق هدف مع آخر فيتعطل سير العمل والمصلحة العامة للشركة. 

• الالتزام

لا يتم التخطيط الإداري من أجل فكرة أو مبدأ "التخطيط" بل من أجل تنفيذه والعمل به، لذا يجب الالتزام بما تم وضعه في مرحلة التخطيط حتى يحقق أهدافه ولا يضيع هباءً، وذلك من خلال المتابعة الدائمة للأفراد المعنيين والمحاسبة عند حدوث أي تقصير أو تهاون.

• المرونة

لا تحدث التنبؤات بنسبة 100% خصوصًا مع وجود عوامل خارجية متغيرة مؤثرة على عمل الشركة، لذا يجب أن يتسم التخطيط بالمرونة والقابلية على التعامل مع الأحداث الطارئة سواء كانت إيجابية أو سلبية، بل والاستفادة منها واستغلالها بما يحقق مصالح إضافية للمنظمة.

• الاستمرارية

ما دامت الشركة قائمة لا يجب الانتهاء من التخطيط، فأحد أهم عوامل استمرار الشركات هي قدرتها على التخطيط المستمر، ويكون ذلك إما من خلال وضع خطط بديلة للطوارئ، أو خطة مكملة للخطة قيد التنفيذ، أو بإجراء التعديلات على الخطط الموضوعة بالفعل لتحسينها.

أنواع التخطيط الإداري

ينقسم التخطيط الإداري إلى عدة تصنيفات، كل تصنيف منهم ينقسم إلى عدة أنواع، وتستخدم الشركات كل واحد من تلك التصنيفات حسب أهدافها وأغراضها المختلفة، ومن أهم تلك التصنيفات:

التخطيط حسب مدى التأثير

وينقسم إلى:

• التخطيط الاستراتيجي

يشمل التخطيط الاستراتيجي عمليات الشركة بأكملها، ويتم على مستوى الإدارة العليا، ويُحدث تأثير كبير في الشركة على المدى البعيد، حيث يحدد الوجهة العامة للشركة وأهدافها الرئيسية بما يتناسب مع رؤيتها وقيمها، كالتخطيط للتوسع في سوق جديد، أو فتح فروع جديدة، أو التوقف عن إنتاج سلعة أو تقديم خدمة.

• التخطيط التكتيكي

يتم على مستوى الإدارات الوسطى مع الإدارة العليا، حيث يكون أكثر تفصيلًا من التخطيط الاستراتيجي، ولكن يرتبط به، ويتناسب ويتناسق معه لتحقيق الأهداف الشركة العامة، ويظهر تأثيره على المدى المتوسط مثل زيادة الأرباح.

• التخطيط التشغيلي

تمارسه الإدارات الوسطى والدنيا، ويكون تأثيره متوسط المدى، حيث يتم على مستوى الأنشطة والمهام اليومية التي تتم داخل الشركة، بشكل يدعم التخطيط الاستراتيجي والتكتيكي، ويُخصص للأعمال التي تتم لمرة واحدة كالحملات التسويقية على سبيل المثال، أو لتحديد احتياجات إدارة معينة من المواد والمعدات والأيدي العاملة

• التخطيط للطوارئ

ويتم فيه وضع الخطط لأي حدث طارئ أو غير متوقع يمكن أن يؤثر على سير العمل في المستقبل، كالتعرض للوباء مثل جائجة كورونا، أو ارتفاع الطلب على المنتجات مما يتطلب زيادة الأيدي العاملة

التخطيط حسب الفترة الزمنية

وينقسم إلى:

• التخطيط طويل الأجل

وهو التخطيط المخصص للفترات الزمنية الطويلة (أكثر من 5 سنوات) وأحيانًا ما يصل إلى 10 أو 20 سنة حسب الغرض من التخطيط، ويشمل الشركة ككل، مثل الأهداف المتوقعة بالنمو والتوسع الدولي والاستراتيجيات التسويقية المتبعة لاستهداف أسواق جديدة وتوسيع قاعدة العملاء، وتطوير الخطط الاستثمارية، أو تحديث الإمكانيات التكنولوجية، أو تحديث استراتيجيات تطوير الموارد البشرية مثل برامج التدريب وخطط التعيين والترقيات والمكافآت.

• التخطيط متوسط الأجل

وهو التخطيط المخصص للفترات الزمنية المتوسطة -ما بين سنة إلى 5 سنوات، مثل التخطيط لزيادة حصة المؤسسة في السوق وتوسيع النطاق الجغرافي، أو تحسين العمليات الداخلية، أو تحديث البنية التحتية للمنشأة، وتكمن أهمية هذا النوع من أنواع التخطيط في كونه يحقق التوازن المطلوب بين الأهداف القصيرة والطويلة المدى، مما يساهم في دعم استدامة ونمو المؤسسة وحفاظ على ريادتها و تنافسيتها في الأسواق.

• التخطيط قصير الأجل

وهو التخطيط المخصص للفترات الزمنية القصيرة -أقل من سنة- ويعد أكثر تفصيلًا وتدقيقًا من التخطيط متوسط الأجل مثل التخطيط للميزانية السنوية وتحديد المخصصات المالية للأقسام والمشاريع المختلفة، ووضع جداول زمنية لتقييم ومتابعة أداء المهام للموظفين والعاملين، والتخطيط لتنفيذ بعض التحسينات والتعديلات على العمليات لزيادة الإنتاج.

التخطيط حسب الوظيفة

وينقسم إلى:

• تخطيط الإنتاج

يشمل الأمور المتعلقة بالإنتاج، مثل توفير المواد اللازمة للإنتاج وتوفير الموارد البشرية، ومراقبة جودة الإنتاج وتطويرها

• تخطيط التسويق

وهو خاص بالأمور التسويقية مثل تحديد المنتج، تقييم سعره، تحديد أماكن توزيعه، وطرق الترويج له

• تخطيط البيع

يهدف إلى تحديد أفضل الأساليب لبيع منتجات الشركة مثل اتباع استراتيجيات البيع المباشر إلى العملاء، أو التجارة الالكترونية، أو شراكات توزيع المنتجات والخدمات.

• تخطيط القوى العاملة

وهو خاص بكل ما يتعلق بالقوى العاملة؛ استقطابهم، تحديد احتياجاتهم، تدريبهم وتطويرهم.

• تخطيط الشراء والتخزين

يهتم بالأمور الخاصة بالشراء والتخزين مثل تحديد حجم الشراء والتخزين، وتهيئة ظروف التخزين

• التخطيط المالي

يركز على الأمور المالية والتدفقات النقدية للشركة، ومن أين وكيف تأتي المؤسسة بأموالها وفيما تنفقها، وكيفية الحصول على الاستثمارات والاستغلال الأمثل لها لتحقيق أهداف الشركة.

فوائد التخطيط في الإدارة

لتطبيق التخطيط الإداري في شركتك عدة فوائد على جميع المستويات؛ مستوى الشركة نفسها والوصول لأهدافها، وعلى مستوى الإدارات والأقسام، ومن ثم الموظفين والعملاء، وقد ظهر ذلك جليًا سابقًا في النقاط التي توضح أهمية التخطيط الإداري وخصائصه، وإليك أيضًا الآن أبرز الفوائد لتطبيق التخطيط الإداري في الشركات:

• تحقيق التوازن بين موارد الشركة واحتياجاتها مما يحقق الكفاءة والفعالية.
• التخطيط الجيد لكل عملية، وتحديد الوقت والتكلفة اللازمين لها مما يسهل من عملية المتابعة والرقابة الدائمة لأعمال الشركة.
• قياس مدى تحقيق أهداف الشركة بسبب المتابعة الدائمة، مما يؤدي إلى إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب والحد من إهدار الموارد.
• تحقيق الميزة التنافسية للشركة في السوق.
• تقليل المخاطرة في عملية الحفاظ على العملاء الحاليين وكسب عملاء جدد.
• تسهيل عملية اتخاذ القرارات الصحيحة من قبل الأشخاص المعنيين.
• الحد من مشاعر الخوف والتوتر كمشاعر إنسانية طبيعية مصاحبة لعملية الإدارة.

ما هي العناصر الأساسية في مفهوم التخطيط؟

التخطيط هو وسيلة تساعد الأفراد على اتخاذ قرارات صائبة في الحاضر يكون لها تأثيرات إيجابية في المستقبل ومن أول عناصر التخطيط "الإدارة" ومن خلاله يُمكن المواءمة بين ما هو مطلوب وما هو متاح عمليًا لتنفيذ المطلوب بأفضل الطرق الممكنة، وينبثق من هذا التعريف عدة عناصر أساسية مكونة لمفهوم التخطيط الإداري وهي:-

1. الأهداف هي العنصر الأول من عناصر مفهوم التخطيط ويجب أن تكون واضحة وقابلة للقياس والتنفيذ على أرض الواقع.
2. السياسات والقواعد التي يجب أن يلتزم جميع العاملين بالمؤسسة بها دون استثناء.
3. الإجراءات والخطوات التي يتم اتبعها وتسير وفق نهج ثابت لتنفيذ الأعمال المُخطط لها بسلاسة وسهولة، وتختلف هذه الإجراءات من إدارة إلى أخرى ولكنها تهدف في النهاية إلى كفاءة العمل وتوفير الجهد والوقت والتكاليف.
4. الوسائل التي يُمكن الاعتماد عليها لتنفيذ الإجراءات مثل الموارد المالية بجميع أشكالها والقوى البشرية.

كيف يساعد دفترة في عملية التخطيط الإداري

برنامج المحاسبة وإدارة الموارد البشرية من دفترة مبنيان على خطوات ضمن التخطيط الإداري لشركتك. ويسمح لك دفترة ربط جميع الأنشطة ومتابعة هذه الأهداف بشكل تنفيذي يدعم التخطيط الإداري، هذا بالإضافة لإدارة جوانب عملك الأخرى مثل المخزون أو المشتريات أو إدارة التسويق والضرائب وغيرها من الأمور، الآن الجانب التخطيطي والجانب التنفيذي مرتبطان لتطبيق أدق وأسهل، كل ما عليك أن تقوم باستخدام دفترة، والذي يتاح لك تجربة نسخته المجانية لمدة 14 يوم!

والآن وبعد أن تعرفت على المقوّم الأساسي لنجاح الشركات بكل تفاصيله؛ ماهيته، أهميته، خطواته، خصائصه، وأنواعه، فقد حان الوقت لتطبّق ما تعملت لتجعل من شركتك كيان منظم يعرف وضعه الحالي ويخطط لخطواته المستقبلية لتحقيق نتائجه المرجوة.

ويؤمّن لأفراده حقوقهم التي يستحقونها، ويحدد لهم واجباتهم، مما يجعلهم في بيئة عمل صحية وداعمة لهم ويضمن هو الآخر ولائهم له، كل ذلك في إطار إبداعي مرن، قادر على انتهاز الفرص المناسبة، والتعامل مع أي تحديات

بشكل يمكّنك من كتابة أولى سطور قصة نجاح شركتك، ونحن في انتظارك لترويها لنا